湖南華信稀貴科技股份有限公司

Hunan Huaxin Rare Technology Co., Ltd.?

白銀供應鏈盡職調查管理辦法
來源:湖南華信稀貴科技股份有限公司 | 作者:華信 | 發布時間: 2021-01-29 | 44196 次瀏覽 | 分享到:

湖南華信稀貴科技股份有限 公司企業標準 標準類別:管理標準 標準編號: HXXG/G. 營.011 標準版本:第一版
標準名稱: 白銀供應鏈盡職調查管 理辦法 替代文件或標準的編號: 無 生效日期:2018.01.01 主控部門:營銷部


為了打擊系統或廣泛的人權侵犯行為,避免向武裝沖突提供捐助,遵從高標準的反洗錢和反恐怖主義融資,根據《倫敦貴金屬市場協會(LBMA)責任白銀準則》要求,特制定湖南華信稀貴科技股份有限公司白銀供應鏈盡職調查管理辦法。
1. 范圍
本辦法適用于湖南華信稀貴科技股份有限公司(以下簡稱“公司”)白銀交易、白銀委托精煉等業務相關的所有供應商。本辦法所涉及的白銀來源包括礦產金銀、回收金銀及 2012 年 1 月 1 日后生產的各種形式的庫存白銀。
2. 術語和定義
本辦法中涉及的術語和定義均采用《LBMA 責任白銀準則》所確立的內容。
3. 組織架構及人員職責
3.1. 組織結構
公司為白銀供應鏈盡職調查工作設立了專門的組織,其架構如下:
3.2. 各類人員職責
3.2.1. 合規總監職責
1)主持并全面負責公司白銀供應鏈盡職調查工作。
2)監督檢查白銀供應鏈盡職調查過程,并評估盡職調查是否充分進行;如果認為有必要,則要求提供附加文件或信息。
3)對已識別出風險的白銀供應鏈或交易采取恰當的措施減少風險直至消除風險。
4)如果存在高風險白銀供應鏈或交易時,應及時向公司高管層匯報并采取嚴格的控制措施;在得到最高管理者授權后負責審批被評為高風險的新白銀供應鏈。
5)定期對員工進行責任白銀準則和供應鏈盡職調查政策培訓。
6)負責起草和修訂公司白銀供應鏈相關的政策和方針。
7)為公司高管層履行盡職調查責任提供必要的準確信息。
3.2.2. 營銷部合規專員職責
1)嚴格執行供應鏈盡職調查措施和高風險白銀供應鏈評判標準。
2)負責收集并保存足夠的白銀供應鏈證明文件。
3)核實運輸公司、保險公司資質,跟蹤和妥善保存每一批運單,分析和評估貨品所經過的運輸線路。
4)定期對重要白銀供應商進行現場調查。
5)協助與鼓勵白銀供應商承諾且書面確認遵守《OECD 沖突影響地區和高風險地區礦產品責任供應鏈盡職調查指南》附錄Ⅱ 中的規定。
6)負責收集并匯總上報公司內部員工對白銀供應鏈盡職調查工作的意見和建議。
7)盡職調查過程和白銀交易出現異常情況及時向合規總監報告。
3.2.3. 財務部合規專員職責
1)嚴格執行供應鏈盡職調查措施和高風險白銀供應鏈評判標準。
2)負責收集并保存足夠的白銀供應鏈證明文件。
3)完整保存白銀供應商的所有交易及財務憑證,保存期限為至少 5 個財務年度。
4)評估白銀供應商財務數據,理清其商業關系目的和本意信息。
5)負責收集并匯總上報公司內部員工對白銀供應鏈盡職調查工作的意見和建議。
6)盡職調查過程和白銀交易出現異常情況及時向合規總監報告。
3.2.4. 貴金屬庫合規專員職責
1)嚴格執行供應鏈盡職調查措施和高風險白銀供應鏈評判標準。
2)負責收集并保存足夠的白銀供應鏈證明文件。
3)核實并記錄每一批收到的白銀產品重量和化驗結果,分析和評估這些數據是否與供應鏈了解情況相符;如果不符則進行詳細調查并得出書面調查報告。
4)負責收集并匯總上報公司內部員工對白銀供應鏈盡職調查工作的意見和建議。
5)盡職調查過程和白銀交易出現異常情況及時向合規總監報告。
4. 高風險白銀供應鏈評判標準
無論對于礦產金銀還是回收金銀,公司均嚴格按照《OECD 沖突影響地區和高風險地區礦產品責任供應鏈盡職調查指南》附錄Ⅱ 中的規定識別風險。當白銀供應鏈源頭出現下述風險時公司應密切關注:
1)與白銀開采、運輸和交易有關的系統化、廣泛化的侵犯人權行為。
2)直接或間接的支持非政府武裝集團、公共或私人保安部隊。
3)賄賂而來或者是掩蓋白銀真實來源。
4)洗錢和恐怖主義融資。
5)為武裝沖突提供捐助。
根據LBMA 和OECD 相關規定,結合公司實際情況,特規定如下高風險白銀供應鏈評判標準:
1)礦產金銀或回收金銀來源于、中轉或者運經沖突影響或侵犯人權高風險地區。
2)礦產金銀聲稱來源于一個已知儲量有限、資源有限或預計白銀產量有限的國家。
3)回收金銀來源于已知的沖突影響和侵犯人權的高風險地區,或者有理由懷疑經此地區中轉過。
4)在白銀供應鏈中的企業或者其已知的上游企業位于一個有著洗錢、犯罪和貪污高風險的國家。
5)在白銀供應鏈中的企業或者其已知的上游企業的收益所有人是政治敏感人物。
6)在白銀供應鏈中的企業或者其已知的上游企業積極參與高風險商業活動, 例如武器、賭博、賭業、古董和藝術品、宗教和宗教領袖。
7)中國政府認定的其它高風險情況。
當上述評判標準任何一條客觀存在時,則該白銀供應鏈被判定為高風險供應鏈。部門合規專員應立即準備資料并上報合規總監,由合規總監報告公司高管層并得到授權后重新審批該高風險供應鏈。
5. 供應鏈盡職調查
5.1. 原則
為了有效的掌握供應鏈和評估風險,公司在與任何白銀供應商建立業務關系之前都必須按照基于風險的方法履行供應鏈盡職調查。對供應鏈的風險評估始于對白銀產地來源的調查。公司將持續不斷的對白銀供應鏈進行盡職調查,以確保有效符合 LBMA 規則要求。
5.2. 程序
5.2.1. 供應商信息收集及評估
1)建立供應鏈客戶檔案,包括:企業名稱、法定代表人、地址、聯系方式、營運方式、生產方式、交易合同等。
2) 對既有供應鏈客戶需定期進行核查,如有新建或變更的客戶,需及時對其進行檔案資料檢查,保持檔案資料庫處于最新狀態。
3) 識別每一客戶、企業和企業收益所有人,使用可靠的獨立來源文件、數據或者信息來驗證其身份。
4) 確定供應鏈中每一客戶、企業和企業收益所有人不在任何政府的洗錢、詐騙或恐怖主義通緝名單上。
5) 定期獲取供應鏈客戶商業和財務方面的詳細情況、從事白銀交易目的及商業運作情況。
5.2.2. 白銀來源為礦產金銀的附加調查要求
1)獲取白銀的產地來源信息。
2)如可能,獲取供應商采礦許可證信息。
3)如可能,獲取供應商進出口許可證信息。
4)收集和評估采礦情況信息。
5)如可能,獲取開采能力數據。
6)當礦產金銀來源于手工或小型礦場時(ASM),應首先評估其是否合法;如
合法,讓對方提供相關資質證書;如不合法,則必須中斷交易,拒絕向其采購或接受其委托加工。
5.2.3. 白銀來源為回收金銀的附加調查要求
如有可能,收集和評估回收金銀供應商關于反洗錢-反恐怖主義融資的政策行動資料。
5.2.4. 高風險情況下強化盡職調查的附加要求
公司根據供應商企業類型、業務關系、交易類型、企業的地理位置或運輸區域,用基于風險的方法決定實施盡職調查措施的程度。對應于更高風險的情況,公司將采取強化的盡職調查,并采取如下的附加處理步驟:
1) 實地考察或參觀高風險供應鏈,證實供應鏈盡職調查結果的文件記錄是否真實。
2) 對于大規模開采的白銀:使用可信的獨立來源的文件、數據和信息來核實情況,從礦山到精煉廠,供應鏈中的每一家企業(包括白銀生產商、中間商、白銀交易商、出口商和運輸商)的收益所有人和政府監控名單信息都要求要核實。
3) 對于手工或小型礦開采的白銀(ASM):使用可靠的獨立來源的文件、數據和信息來核實情況,從白銀出口商到精煉廠,供應鏈中的每一家企業(包括國際白銀交易商和運輸商)的收益所有人和政府監控名單信息都要求要核實。
4) 對于回收金銀:使用可靠的獨立來源的文件、數據和信息來核實情況,從白銀供應方到精煉廠,供應鏈中的每一家企業(包括運輸商)的收益所有人和政府監控名單信息都要求要核實。
6. 交易監督
公司對白銀交易的過程貫穿始終的審查和監督,以確保交易與公司對供應鏈的了解和風險預測相一致。對交易的監督公司運用基于風險的方法來開展。公司要求對每一批收到的白銀獲取并記錄以下信息:
1)對于礦產金銀:預估的重量和化驗結果(由供應方提供);航運/貨運單據(如可能,發貨單、貨運單、形式發票等);如可能,高風險交易的進出口表格。
2)對于回收金銀:預估的重量(由供應方提供);航運/貨運單據(如可能,發貨單、貨運單、形式發票等);如可能,高風險交易的進出口表格。公司將驗證上述文件是否相互印證,是否與對供應鏈的了解情況相符。如出現交
易背景不符的情況,將組織調查并得出書面調查結果。
7. 風險評估報告
公司合規總監每年初向公司高管層提交上一年度白銀供應鏈盡職調查風險評估報告。公司高管層對白銀供應鏈保有最終控制權和最高責任。高管層謹慎選擇和監督合規總監,并給予其必要的職權以完成其職責。根據高管層授權,公司合規總監審批每一個被評為高風險的新的供應鏈,每年重新決定是否繼續與之保持商務關系。
8. 記錄保存
公司收集并保存足夠的供應鏈證明文件記錄,按照供應鏈盡職調查系統的標準來評判風險要求,以證明公司充分且持續地完成了白銀供應鏈盡職調查工作。供應鏈證明文件記錄要求保存至少 5 個會計年度。
9. 培訓
公司每年定期對白銀供應鏈中的所有員工進行盡職調查政策的培訓。
10. 信息溝通機制
部門合規專員負責定期收集并匯總上報公司內部員工對白銀供應鏈盡職調查工作的意見和建議。
在日常白銀交易和供應鏈管理工作中,公司所有員工如發現違規事項或異常情況,應立即向所在部門合規專員報告;合規專員經核實后應立即向合規總監報告, 必要
時以書面形式報告公司高管層。
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